DSGVO & Datenschutz bei KI‑Telefonassistenz im Handwerk

Eine KI‑Telefonassistenz verarbeitet personenbezogene Daten wie Namen, Telefonnummern, Termine und Anliegen. Für Handwerksbetriebe ist deshalb eine konsequente Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unerlässlich. Dieses Thema gewinnt an Bedeutung, da virtuelle Assistenten in immer mehr Betrieben eingesetzt werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche rechtlichen Anforderungen gelten und wie Sie die Umsetzung sicher gestalten.

Warum Datenschutz wichtig ist

Der Einsatz einer KI‑Telefonassistenz berührt das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung. Kunden müssen sicher sein, dass ihre Daten vertraulich behandelt werden. Verstöße gegen die DSGVO können hohe Bußgelder und einen Vertrauensverlust nach sich ziehen. Daher sollten Sie sich vor der Einführung mit den gesetzlichen Anforderungen vertraut machen.

Rechtliche Grundlagen

Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der EU. Sie verlangt eine rechtmäßige, transparente und zweckgebundene Datenverarbeitung.
Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG): Ergänzt die DSGVO um spezifische Regelungen für Telekommunikationsdienste, z.B. Anrufaufzeichnungen.
BDSG (Bundesdatenschutzgesetz): Nationales Datenschutzgesetz in Deutschland, das die DSGVO ergänzt.

Anforderungen an KI‑Telefonassistenten

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Der Anbieter sollte „Privacy by Design" und „Privacy by Default" berücksichtigen. Das bedeutet, dass der Assistent die datenschutzfreundlichste Einstellung als Standard nutzt und nur notwendige Daten erhebt.

Einwilligung und Informationspflicht

Anrufer müssen darüber informiert werden, dass ein KI‑Assistent das Gespräch führt. Idealerweise geschieht dies bereits in der Telefonansage („Dieser Anruf wird von einer künstlichen Intelligenz bearbeitet…"). Eine Einwilligung ist nicht immer erforderlich, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen notwendig ist. Dennoch empfiehlt es sich, die Datenschutzinformation auf der Website und in den AGB zu aktualisieren.

Auftragsverarbeitung

Schließen Sie mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Darin werden Pflichten wie Löschfristen, Verschlüsselung und technische organisatorische Maßnahmen (TOM) definiert.

Datenminimierung und Speicherfristen

Speichern Sie Anrufdaten nur so lange wie nötig. Legen Sie interne Richtlinien fest, wann Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte gelöscht werden. Idealerweise wird die Speicherung automatisiert und es gibt ein Löschkonzept.

Praktische Umsetzung

Anbieterauswahl: Achten Sie darauf, dass Server in der EU stehen, eine AVV angeboten wird und Verschlüsselungsstandards wie TLS 1.2 oder höher zum Einsatz kommen.
Datenschutzerklärung aktualisieren: Beschreiben Sie den Einsatz des KI‑Assistenten in Ihrer Datenschutzerklärung. Erläutern Sie Zweck, Umfang und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Technische Maßnahmen: Sorgen Sie für verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), gesicherte Telefonleitungen und beschränkten Zugriff auf Gesprächsprotokolle.
Mitarbeiterschulung: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Umgang mit vertraulichen Daten. Sie müssen wissen, wie sie sensible Informationen schützen und welche Prozesse bei Datenpannen einzuhalten sind.
Kontinuierliche Überprüfung: Führen Sie regelmäßige Audits durch und dokumentieren Sie, dass der Assistent DSGVO‑konform arbeitet.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich meine Kunden aktiv über den Einsatz einer KI‑Telefonassistenz informieren?

Ja. Gemäß der DSGVO besteht eine Informationspflicht. Die Anrufer sollten wissen, dass eine KI das Gespräch bearbeitet und wie ihre Daten verwendet werden.

Wer haftet bei Datenschutzverletzungen?

Primär haftet der Betreiber des Assistenten (also Ihr Unternehmen) gegenüber den Kunden. Der Dienstleister haftet gegenüber Ihnen im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages.

Darf der Assistent Gespräche aufzeichnen?

Die Aufzeichnung von Gesprächen ist in Deutschland nur mit Einwilligung beider Parteien erlaubt. Wenn Aufzeichnungen zur Qualitätskontrolle notwendig sind, müssen Sie die Einwilligung dokumentieren.

Fazit

KI‑Telefonassistenten können die Erreichbarkeit erhöhen und Prozesse optimieren. Ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen Daten ist dabei Voraussetzung. Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem seriösen Anbieter zusammenarbeiten, die Rechtslage beachten und interne Prozesse anpassen. So profitieren Sie von den Vorteilen der Technologie, ohne rechtliche Risiken einzugehen.

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