Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung von Handwerker-Software: Planung, Datenmigration, Schulung und Go-Live. So gelingt der Umstieg garantiert.
Checkliste: Einführung von Handwerkersoftware im Betrieb
Die Einführung einer neuen Handwerkersoftware ist ein Projekt, das sorgfältige Planung erfordert. Viele Betriebe unterschätzen den Aufwand und scheitern an mangelhafter Vorbereitung, fehlender Schulung oder unzureichender Datenmigration. Diese Checkliste führt Sie in 10 Schritten zum erfolgreichen Go-Live.
Phase 1: Vorbereitung (4–6 Wochen vor Go-Live)
Schritt 1: Projektziele definieren
Klären Sie, warum Sie eine neue Software einführen:
- ✓ Zeitersparnis in der Verwaltung
- ✓ Bessere Übersicht über Aufträge und Finanzen
- ✓ Mobile Zeiterfassung für Monteure
- ✓ Integration mit Großhändlern (DATANORM, IDS Connect)
- ✓ Professionellere Angebote und Rechnungen
- ✓ Wartungsverträge systematisch verwalten
Tipp: Formulieren Sie messbare Ziele (z.B. „30% weniger Zeit für Angebotserstellung").
Schritt 2: Projektteam & Verantwortlichkeiten
| Rolle | Verantwortung | Person |
|---|---|---|
| Projektleiter | Gesamtverantwortung, Entscheidungen | Geschäftsführer / Büroleiterin |
| Key User | Fachliche Anforderungen, Tests | Erfahrener Meister |
| IT-Verantwortlicher | Technische Umsetzung | Externer Dienstleister / Mitarbeiter |
| Anwender | Feedback, Akzeptanz | Alle Mitarbeiter |
Wichtig: Beziehen Sie Mitarbeiter früh ein, um Akzeptanz zu schaffen.
Schritt 3: Bestandsaufnahme & Datenmigration planen
Welche Daten müssen übernommen werden?
| Datenart | Quelle | Menge | Qualität | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| Kundenstammdaten | Excel / Altsystem | ~800 | ○ Duplikate bereinigen | Adressabgleich nötig |
| Lieferanten | Papier / Excel | ~50 | ✓ Gut | Manuell übertragbar |
| Artikelstammdaten | DATANORM | 50.000+ | ✓ Aktuell | Import via Software |
| Offene Aufträge | Altsystem | 23 | ○ Teilweise unvollständig | Nur wichtige migrieren |
| Wartungsverträge | Excel | 120 | ○ Vertragslaufzeiten prüfen | Vollständig übernehmen |
Tipp: Nutzen Sie die Umstellung zur Datenbereinigung. Alte, inaktive Kunden löschen, Duplikate zusammenführen.
Schritt 4: Software konfigurieren
Richten Sie die Grundeinstellungen ein:
- ✓ Firmendaten (Logo, Adresse, Bankverbindung)
- ✓ Briefpapier-Vorlagen (Angebot, Rechnung, Lieferschein)
- ✓ Stundenverrechnungssätze
- ✓ Zuschlagssätze (Material, Lohn)
- ✓ Zahlungsbedingungen (14 Tage netto, Skonto 2%)
- ✓ Nummernkreise (Angebots-Nr., Rechnungs-Nr.)
- ✓ Benutzer und Zugriffsrechte anlegen
Zeitaufwand: 2–4 Stunden mit Unterstützung des Software-Anbieters.
Phase 2: Testbetrieb (2–3 Wochen)
Schritt 5: Schulung der Mitarbeiter
Planen Sie gezielte Schulungen für verschiedene Nutzergruppen:
| Nutzergruppe | Schulungsthemen | Dauer |
|---|---|---|
| Büro | Auftragsanlage, Kalkulation, Rechnungsstellung | 4 Stunden |
| Monteure | Mobile App, Zeiterfassung, Serviceberichte | 2 Stunden |
| Geschäftsführung | Auswertungen, Controlling, Finanzen | 2 Stunden |
Tipp: Schulungen sollten praxisnah sein – nutzen Sie echte Beispiele aus Ihrem Betrieb.
Schritt 6: Pilotprojekt durchführen
Starten Sie mit einem kleinen Testprojekt:
- Einen echten Auftrag von A–Z in der neuen Software bearbeiten
- Angebot erstellen, Auftrag bestätigen, Material bestellen, abrechnen
- Alle Beteiligten (Büro, Monteur, Chef) einbinden
- Fehler dokumentieren und beheben
Ziel: Prozesse testen, bevor es ernst wird.
Schritt 7: Parallelbetrieb einplanen
In den ersten 2–4 Wochen beide Systeme parallel nutzen:
- Neue Aufträge in der neuen Software erfassen
- Alte Aufträge im Altsystem abschließen
- Keine Datenübertragung zwischen Systemen (zu fehleranfällig)
Vorteil: Sicherheitsnetz, falls etwas schiefgeht.
Phase 3: Go-Live (Woche 0)
Schritt 8: Offizieller Starttermin festlegen
Wählen Sie einen ruhigen Zeitpunkt:
- ✗ Nicht in der Hochsaison (Heizungsausfall-Wetter)
- ✓ Idealerweise Anfang eines Monats
- ✓ An einem Montag starten (ganze Woche Zeit für Anpassungen)
Best Practice: Ankündigung im Team 2 Wochen vorher, damit sich alle vorbereiten können.
Schritt 9: Support sicherstellen
Am Go-Live-Tag sollte verfügbar sein:
- ✓ Hotline des Software-Anbieters (telefonisch)
- ✓ Interner Key User als Ansprechpartner
- ✓ Dokumentation / Handbuch griffbereit
- ✓ Backup der Altdaten (falls Rückumstellung nötig)
Tipp: Planen Sie am ersten Tag keine Kundentermine für den Projektleiter ein.
Schritt 10: Nachbereitung & Optimierung
Nach dem Go-Live:
- Woche 1: Tägliche Feedback-Runde mit dem Team (15 Minuten)
- Woche 2–4: Wöchentliches Review-Meeting
- Monat 2–3: Prozesse optimieren, Vorlagen anpassen, Schulungen nachjustieren
- Nach 3 Monaten: Erfolgsmessung (Ziele erreicht?)
Typische Stolpersteine & Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Mitarbeiter nutzen Software nicht | Zu kompliziert, zu wenig Schulung | Mehr Schulung, einfachere Prozesse, Anreize schaffen |
| Datenmigration fehlerhaft | Schlechte Datenqualität | Vor Migration bereinigen, Testlauf durchführen |
| Prozesse dauern länger als vorher | Software-Logik passt nicht | Workflows anpassen, Support kontaktieren |
| Mobile App wird nicht genutzt | Monteure sehen keinen Mehrwert | Vorteile demonstrieren (z.B. weniger Papierkram) |
Zeitplan: Typischer Projektverlauf
| Phase | Dauer | Aktivitäten |
|---|---|---|
| Auswahl & Vertrag | 2–4 Wochen | Anbieter vergleichen, Testversionen, Vertragsverhandlung |
| Konfiguration | 1 Woche | Grundeinstellungen, Vorlagen erstellen |
| Datenmigration | 2–3 Wochen | Datenbereinigung, Import, Kontrolle |
| Schulung | 1 Woche | Schulungen für alle Nutzergruppen |
| Testbetrieb | 2 Wochen | Pilotprojekt, Parallelbetrieb |
| Go-Live | 1 Tag | Offizieller Start |
| Stabilisierung | 4 Wochen | Nachbesserungen, Optimierung |
Gesamt: Ca. 8–12 Wochen von Vertragsunterzeichnung bis stabiler Betrieb.
Erfolgsfaktoren
- Management-Unterstützung: Geschäftsführung muss hinter dem Projekt stehen
- Mitarbeiter einbinden: Früh informieren, Ängste ernst nehmen
- Realistische Planung: Genug Zeit einplanen, Puffer einbauen
- Gute Schulung: Investition in Schulung zahlt sich aus
- Datenqualität: Garbage in, garbage out – Altdaten bereinigen
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie lange dauert die Einführung von Handwerker-Software?
Von Vertragsabschluss bis produktivem Einsatz rechnen Sie mit 8–12 Wochen. Kleinere Betriebe können schneller sein (4–6 Wochen), größere brauchen länger (bis 6 Monate).
Was kostet die Einführung zusätzlich zur Software?
Rechnen Sie mit 1.000–3.000 € für Schulung, Datenmigration und eventuell externe Beratung. Manche Anbieter inkludieren Basis-Schulung.
Können wir die Software selbst einführen oder brauchen wir Hilfe?
Kleinere Betriebe (bis 5 Mitarbeiter) können mit Anbieter-Support selbst einführen. Ab 10 Mitarbeitern empfiehlt sich ein externer Berater.
Was machen wir mit Altdaten?
Wichtige Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Wartungsverträge) migrieren. Alte Aufträge nur bei Bedarf archivieren, nicht alle übertragen.
Wie lange sollte der Parallelbetrieb dauern?
2–4 Wochen sind optimal. Länger verzögert die Umstellung, kürzer ist zu riskant.
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